Za nami gorący okres, w którym większość spółek zwoływała tzw. zwyczajne zgromadzenia wspólników. Zgromadzenia te odbywają się raz w każdym roku obrotowym. Ustawa nakazuje zwołać je w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego. Ich celem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, podjęcie decyzji dotyczącej zysku albo straty, którą spółka w tym roku osiągnęła oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium. Oczywiście podczas zwyczajnego zgromadzenia możliwe jest podjęcie także innych uchwał, jednakże następuje to niejako przy okazji, bowiem celem tego zgromadzenia jest przede wszystkim podjęcie wspomnianych wyżej decyzji, zamykających poprzedni rok obrotowy.
W zasadzie – określony w art. 231 § 2 Kodeksu spółek handlowych (dalej także „k.s.h.”) – przedmiot zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. nie budzi wątpliwości. Zgodnie z tym przepisem wspólnicy powinni rozpatrzeć i zatwierdzić sprawozdanie z działalności zarządu spółki oraz sprawozdanie finansowe spółki za miniony rok obrotowy (oba dokumenty przygotowywane są przez zarząd spółki) jak i podjąć decyzję co do tego w jaki sposób podzielą wypracowany przez spółkę zysk (jeżeli oczywiście spółka w danym roku go wypracowała) albo w jaki sposób pokryją stratę (jeżeli działalność spółki nie wygenerowała w danym roku zysku). Zastanowienie może jednak budzić to czym jest ostatni, obligatoryjny element tego zgromadzenia – udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków.
Potwierdzenie zaufania
Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie zawierają tzw. legalnej definicji absolutorium, jednakże najprościej mówiąc absolutorium, nazywane niekiedy także pokwitowaniem, jest to potwierdzenie przez wspólników spółki, że akceptują oni sposób, w jaki poszczególni członkowie zarządu działali na rzecz spółki i jakie w związku z pełnioną funkcją podejmowali decyzje. Nie wdając się w obszerne rozważania na temat charakteru prawnego absolutorium, przyjąć również można iż udzielone członkowi zarządu pokwitowanie jest utożsamiane ze zwolnieniem go z odpowiedzialności za działania, które zostały przez tego członka organu spółki podjęte w danym roku obrotowym (oczywiście zakładając, że informacje, które zgromadzenie wspólników posiadało w chwili podjęcia uchwały o udzieleniu absolutorium były kompletne i prawdziwe).
Co jednak zrobić, jeżeli wspólnicy nie podejmą uchwały udzielającej absolutorium albo – co gorsza – odmówią jego udzielenia?
Skutki odmowy pokwitowania
Przede wszystkim wskazać należy, że nie udzielenie członkowi zarządu absolutorium z czynności podjętych przez niego w danym roku obrotowym nie oznacza jednoczesnego odwołania go z funkcji członka zarządu, choć może być pierwszym ku temu krokiem. W praktyce najczęściej nie udzielenie członkowi zarządu pokwitowania z wykonanych przez niego obowiązków następuje już po odwołaniu tej osoby z funkcji członka zarządu. Możliwy jest jednak i taki scenariusz, w którym najpierw nastąpi odmówienie udzielenia pokwitowania danemu członkowi zarządu i w jego następstwie odwołanie z pełnionej funkcji. Z czysto teoretycznego punktu widzenia możliwe także wykluczyć wystąpienie i takiej sytuacji, w której członek zarządu, mimo iż nie zostanie odwołany, nie uzyska aprobaty wspólników w postaci absolutorium (np. jeżeli w poprzednich latach obrotowych działania członka zarządu zasługiwały na aprobatę i wspólnicy chcą mu dać jeszcze szansę na poprawę jego działań względem spółki).
Dalej wskazać należy, że samo nie udzielenie absolutorium nie pociąga za sobą w zasadzie żadnych negatywnych dla członka zarządu konsekwencji. Jest ono jedynie wyrazem tego, że wspólnicy spółki nie akceptują działań, które były przez niego podejmowane w roku obrotowym, którego dotyczy uchwała.
Konsekwencje takiej decyzji wspólników mogą iść jednak dalej. Stawiając taką tezę mam na myśli to, że członkowie zarządu spółki zobowiązani są przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć należytej staranności, wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności jak i to, że ponoszą oni wobec spółki odpowiedzialność za swoje działania lub zaniechania, w szczególności jeżeli działania takie wyrządzą spółce szkodę. Jeżeli zatem któraś z powyższych okoliczności legła u podstaw odmowy udzielenia danej osobie pokwitowania za wykonywanie funkcji członka zarządu, to możliwe jest również twierdzenie, iż odmowa udzielenia absolutorium może być pierwszym krokiem do wytoczenia przeciwko takiemu członkowi zarządu powództwa o naprawienie szkody. Oczywiście nie za każdą odmową udzielenia pokwitowania stać będzie od razu postępowanie sądowe i żądanie naprawienia szkody, nie mniej jednak i takie rozwiązanie jest możliwe.
Powództwa o naprawienie szkody nie powinni natomiast obawiać się ci członkowie zarządu, którym zgromadzenie wspólników pokwitowania udzieliło. W doktrynie przyjmuje się bowiem, że udzielenie absolutorium oznacza nie tylko akceptację dla podejmowanych przez poszczególne osoby działań, ale i zwolnienie od odpowiedzialności względem spółki za skutki tych działań.
Odmowa udzielenia absolutorium może mieć jeszcze jeden negatywny skutek. Uchwała dotycząca absolutorium, wraz z innymi uchwałami podejmowanymi na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, składana jest do akt rejestrowych spółki. Akta spółki natomiast są jawne, a to oznacza że może je przeglądać każda zainteresowana nimi osoba (wystarczy znać numer KRS spółki i zamówić akta w czytelni właściwego sądu). Jeżeli zatem w aktach spółki znajdzie się uchwała, w której wspólnicy odmawiają danej osobie udzielenia absolutorium, wówczas przeglądający akta rejestrowe spółki mogą dojść do wniosku, iż zachowanie byłego członka zarządu, któremu odmówiono udzielenia absolutorium, było naganne, a nawet szkodliwe dla spółki, skoro ta zdecydowała się odmówić udzielenia mu pokwitowania.
Absolutorium a sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu
Omawiając tematykę związaną z absolutorium dla członków zarządu spółki należy także wskazać na powiązania, jakie podjęcie tej uchwały ma w stosunku do innych dokumentów spółki. W praktyce uchwała dotycząca udzielenia danemu członkowi zarządu absolutorium podejmowana będzie w oparciu o dane, wynikające ze sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki, bowiem to te dokumenty będą najwyraźniej pokazywały czy podejmowane przez zarząd działania są dla spółki korzystne, a tym samym czy zasługują na aprobatę wspólników.
Odnosząc się do kwestii w/w sprawozdań, wskazać także należy, że z samego faktu ich zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników nie można wywodzić, iż członkom zarządu zostało udzielone absolutorium (mowa tu o sytuacji, w której zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o zatwierdzeniu powyższych sprawozdań a nie wypowiedziało się w ogóle w przedmiocie absolutorium dla członków zarządu). Reguła ta znajduje również zastosowanie w sytuacji odwrotnej, tj. jeżeli podjęta została uchwała o udzieleniu pokwitowania członkom zarządu, ale z jakichś powodów odmówiono zatwierdzenia któregoś ze sprawozdań (np. sprawozdanie finansowe nie zostało przygotowane zgodnie z ustawą o rachunkowości albo nie zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu).
Warto także pamiętać, iż w przedmiocie pokwitowania dla członków zarządu wspólnicy powinni podjąć oddzielną uchwałę albo co najmniej w uchwale o zatwierdzeniu w/w sprawozdań w sposób wyraźny wyartykułować, iż poszczególnym członkom zarządu pokwitowania udzielają.
Absolutorium dla każdego z osobna
Kończąc omawianie kwestii absolutorium warto także podkreślić, że aprobata ta powinna być udzielona poszczególnym członkom zarządu indywidualnie, nie zaś całemu zarządowi jako kolegialnemu organowi spółki. Powyższy wniosek należy wywieść wprost z treści art. 232 § 2 k.s.h., który mówi o udzieleniu pokwitowania członkom organów spółki, nie zaś całemu organowi. Koncepcja ta wydaje się być zasadna, bowiem poszczególni członkowie zarządu mogą podejmować różne (czasem nawet sprzeczne ze sobą) działania, co może skutkować podjęciem różnych w stosunku do nich decyzji odnośnie udzielenia absolutorium.
Na koniec przypomnę także, że jeśli skład zarządu w ciągu roku obrotowego, którego dotyczy zgromadzenie, ulegał zmianom uchwała w przedmiocie absolutorium powinna uwzględniać każdą osobę, która w tym roku wchodziła w skład zarządu (nawet jeżeli funkcję tą pełniła przez krótki czas). Podjęcie omawianej uchwały tylko w stosunku do osób, które pełniły funkcję w zarządzie przez cały rok obrotowy czy też pełniły te funkcje w chwili odbycia zgromadzenia należy oceniać w ten sposób, iż pozostały osobom zgromadzenie wspólników absolutorium nie udzieliło.
Radca prawny
Małgorzata Buczkowska
