Spółka w organizacji to szczególna forma prawna, która została przewidziana jedynie dla spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej). Mianem tym określa się okres pomiędzy dniem, w którym została zawarta umowa spółki a dniem, w którym spółka została zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to wstępny okres działalności spółki, w którym spółka nie musi być jeszcze w pełni zorganizowana i który pozwala na dokonanie szeregu czynności właśnie o charakterze organizacyjnym, przygotowujących spółkę do późniejszego jej funkcjonowania. W okresie tym konieczne jest m.in. powołanie członków organów spółki jeżeli nie zostali oni jeszcze wybrani, zgromadzenie określonego w umowie kapitału zakładowego czy ustalenie dokładnego adresu, pod którym spółka ma działać.
Charakter spółki w organizacji
Spółka w organizacji jest tworem o charakterze tymczasowym (działa do czasu zarejestrowania spółki docelowej w KRS). Okres jej funkcjonowania może być bardzo różny, od nawet kliku dni do nawet kilkunastu tygodni. Wszystko zależy od tego jak sprawnie działają wspólnicy spółki i sąd rejestrowy, w którym spółka ma zostać zarejestrowana. Jedno jest jednak pewne, spółka w organizacji nie będzie mogła – co do zasady – funkcjonować dłużej niż 6 miesięcy od dnia, w którym została zawarta umowa spółki. Dlaczego? Kodeks spółek handlowych nakazuje zgłoszenie wniosku o zarejestrowanie spółki w KRS w ciągu 6 tygodni od dnia zawarcia umowy spółki. Po tym okresie umowa spółki ulega rozwiązaniu, a wspólnicy jeżeli nadal będą chcieli prowadzić wspólną działalność zmuszeni będą do zawarcia nowej umowy spółki i ponownego zgłoszenia jej do KRS.
Mimo, że spółka w organizacji jest jedynie tworem tymczasowym, ustawodawca wyposażył ją w zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych, co skutkuje tym, że spółka w organizacji może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Przyznanie powyższych uprawnień już w fazie organizacyjnej pozwala spółce w organizacji zawierać umowy, nabywać nieruchomości, zatrudniać pracowników a nawet wystawiać faktury za sprzedane towaru lub świadczone usługi. Po zarejestrowaniu spółki docelowej w KRS staje się ona podmiotem praw i obowiązków, zaciągniętych przez spółkę w organizacji bez konieczności podejmowania żadnych dodatkowych czynności.
Firma spółki w organizacji
Spółka w organizacji działa pod własną firmą, jednakże aby w obrocie nie pozostawiać wątpliwości, że jest ona tworem tymczasowym ustawodawca nakazał używanie oznaczenia „w organizacji”. Wobec powyższego firma spółki w organizacji będzie brzmiała bardzo podobnie do firmy, którą posługiwać się będzie późniejsza spółka docelowa. Oprócz firmy i określenia formy prawnej zostanie ona wzbogacona o określenie „w organizacji” np. „ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji”.
Reprezentacja spółki w organizacji
Skoro spółka w organizacji może prowadzić normalną działalność konieczne było uregulowanie sposobu jej reprezentacji. Art. 161 § 2 k.s.h. w stosunku do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz art. 323 § 2 k.s.h. w stosunku do spółki akcyjnej w sposób wyczerpujący wskazują podmioty, które w fazie organizacyjnej mogą reprezentować spółkę. Jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością mogą to być zarząd, jeżeli został powołany albo pełnomocnik, powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Spółkę akcyjną mogą natomiast reprezentować, poza pełnomocnikiem, powołanym jednomyślną uchwałą założycieli, także wszyscy założyciele działający łącznie. Ustanowienie pełnomocnika wspólników (założycieli) może mieć istotne znaczenie, jeżeli z jakichś powodów nie jest możliwe szybkie powołanie członków zarządu spółki a istnieje potrzeba podjęcia w jej imieniu określonych działań. Powołując pełnomocnika trzeba jednak pamiętać o zachowaniu jednomyślności przy jego wyborze.
Nieco inaczej wygląda kwestia reprezentacji jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Ustawodawca określił, że jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki z wyjątkiem złożenia wniosku o zarejestrowanie spółki w KRS. Jak zatem można reprezentować spółkę w organizacji, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem jej zarządu? Są dwa wyjścia: albo jedyny wspólnik powoła pełnomocnika, który do czasu wpisania spółki do KRS będzie działał w jej imieniu, albo jedyny wspólnik, powoła co najmniej dwu osobowy zarząd. W tej ostatniej sytuacji do chwili wpisania spółki do KRS spółkę będzie mógł reprezentować inny niż wspólnik członków zarządu.
Zakończenie bytu prawnego spółki w organizacji
Byt prawny spółki w organizacji kończy się zazwyczaj wraz z wpisaniem spółki docelowej do rejestru przedsiębiorców KRS. W tej chwili spółka w organizacji staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółką akcyjną i uzyskuje osobowość prawną. Z tą chwilą spółka docelowa staje się też podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji.
Radca prawny
Małgorzata Buczkowska
Skoro według prawa o rachunkowości faktura VAT powinna posiadać identyfikator podatnika czyli NIP lub PESEL, to wystawianie faktur przed otrzymaniem wpisu i NIPu jest niemożliwe dla sp. z o.o. w organizacji przynajmniej nie jednoosobowej, czy coś mi umknęło?